Was muss eine Pressemitteilung haben, damit sie die Redaktionen anspricht? Und wie muss sie aufgebaut sein? Hier gibt es einige Tipps aus der Praxis.

Unternehmen und Vereine buhlen um die Aufmerksamkeit der Medien. So erreichen eine Redaktion (egal, ob On- oder Offline) bis zu 100 E-Mails oder mehr pro Tag. Hierbei ist die Größe der Stadt/Region des Mediums entscheidend für die Menge der eintrudelnden Pressemitteilungen. Die Redakteure überfliegen nur die Überschriften und müssen schnell entscheiden, was veröffentlicht wird oder nicht.

Pressemitteilungen werden überflogen

Gerade Termineinladungen werden häufig aufgrund von wenig Personal übergangen. Was hier hilft, ist ein Redakteur, der seine Zielgruppe kennt und auch die relevanten Themen sowie Fähigkeiten der Mitarbeiter gut einschätzen kann. So wird eine E-Mail in der Regel nur überflogen – wenn sie denn geöffnet wird.

Hierbei ist schon eine gute Betreffzeile wichtig. Diese Zeile muss das „Haben-Wollen-Gefühl“ auslösen. Wie wird also dieses Gefühl ausgelöst? Als Bittsteller jedenfalls nicht! Zeilen wie „Ich bitte um Veröffentlichung zu Thema XY“ bringt Sie hier nicht weiter. Stattdessen eine Zeile, die neugierig und Lust auf mehr macht. Es ist also wie mit den Überschriften. Kurz, knackig und auf den Punkt kommen.

Kein Presseverteiler!

Da aber nicht jede Redaktion auf dieselben Zeilen anspringt, ist es sinnvoll, die E-Mails einzeln zu verschicken und nicht an den gesamten Presseverteiler zu verschicken. Das empfiehlt sich besonders bei Städten, wo die Medienlandschaft generell recht dünn besiedelt ist.

Ist die E-Mail dann geöffnet, muss sie halten, was die Betreffzeile verspricht. Wichtig ist, dass die Mitteilung zumindest die fünf wichtigen W-Fragen beantwortet. Natürlich ist eine sinnvolle Gliederung des Textes wichtig. Eine Anrede darf natürlich nicht fehlen. Am besten ist hier eine persönliche Anrede, mit Namen. Denn es zeigt von ernstem Interesse, wenn man in das Medium möchte. Diese Mails gehen in den Vorschauen in der Regel auch weniger unter.

Nach der Anrede können noch ein paar nette Worte geschrieben werden. Sobald es ans Eingemachte geht, das Ganze auch visuell deutlich machen. Hier ist nicht nur ein neuer Absatz zu empfehlen, sondern auch eine Trennlinie oder die Überschrift zur Pressemitteilung in Fett. Dann ganz normal im Fließtext weiter.

Einfach Orientierung für den Leser ist das A und O.

Pressemitteilung als Anhang in der E-Mail

Um das Anliegen greifbarer zu machen und ernstes Interesse an einer Veröffentlichung zu zeigen, sollte immer ein Hinweis dabei sein, dass Rückfragen gestellt werden können. Hier kann auch eine Telefonnummer hinterlegt sein. Wobei in ich selbst in den meisten Fällen dann doch einfach auf „Antworten“ geklickt habe und dann meine Fragen einmal per Mail rübergeschickt habe.

Aber was das Ganze noch weiterhin erleichtert, ist die Pressemitteilung als PDF anzuhängen. Trotzdem sollte eine Zusammenfassung der Mitteilung in der Mail vorhanden sein. Bei Interesse wird auch der Anhang geöffnet. Wenn ein Foto angehängt ist, noch besser. Dazu wird es einen eigenen Blogbeitrag geben, dann hier passieren auch viele Fehler.

7 Do’s in einer Pressemitteilung

  • Überprüfen, ob der Text zum Medium passt
  • kurze, knackige und prägnante Betreffzeile
  • persönliche Ansprache des Redakteurs oder der Redaktion
  • visuelle Struktur in der E-Mail
  • kurze Zusammenfassung in der E-Mail
  • komplette Pressemitteilung als Anhang
  • W-Fragen müssen beantwortet sein inklusive passendem Anlass

Nicht vergessen: Trotz all dieser Tipps wird dennoch nicht jede Mail geöffnet. Zeit ist Mangelware. Man muss hartnäckig sein ohne zu nerven, damit man beachtet wird. ‚Geduld‘ ist das Zauberwort. Denn Journalisten mögen keine nervenden oder nach Aufmerksamkeit schreienden Unternehmen oder Personen 😉